Genetische basis
Recentelijk ben ik erachter gekomen dat mijn talent voor organiseren deels genetisch bepaald is. Ik ben waarschijnlijk degene die het meest toebedeeld heeft gekregen (of er in ieder geval professioneel wat mee doet), maar ook mijn beide zussen kunnen er wat van.
Jongste
Van mijn jongste zusje wist ik het al een tijdje, zij is al jaren actief bij ‘haar’ volleybalclub Havoc. Naast dat ze zelf jarenlang de sport beoefend heeft, geeft ze ook nog training, doet va alles met hun website en is betrokken bij de organisatie van een diversiteit aan activiteiten die ook deel uit maken van het clubleven. Enorme toewijding, prijzenswaardig!
Carnaval
Van mijn andere zusje wist ik het nog niet tot voor kort. Maar laat ik eerst even een kleine introductie geven voor het beeld. Mijn zus en zwager waren afgelopen jaar verkozen tot Prinsenpaar, tijdens de carnaval wel te verstaan. En voor degenen onder ons die bekend zijn met dit fenomeen, weten dat dat een hele eer is.
Braderie
En dat blijft dan niet bij een paar dagen feesten, nee, je hebt van allerlei ‘verplichtingen’ het hele jaar door. Met deze carnavalsvereniging wordt ook van alles georganiseerd, zoals de jaarlijkse braderie. Mijn zusje besloot actief deel te nemen aan de organisatie.
Trots
En dat heeft ze geweten! Maar ik ben supertrots op mijn zusje, want het was zeker een geslaagd evenement. Natuurlijk is het ook belangrijk als het weer mee zit, maar er waren sowieso best heel wat bezoekers en er hing een gezellig sfeertje in het dorp.
Niets te doen
Op een gegeven moment komt mijn zusje naar me toe en zegt: “Ik weet niet hoor, maar ik heb eigenlijk helemaal niets te doen. Ik loop een beetje rond om te zorgen dat alle vrijwilligers op tijd hun natje en hun droogje hebben, maar verder..” Daar moest ik natuurlijk hartelijk om lachen. Niet begrijpend keek m’n zusje me aan. Mijn antwoord: “Dat betekent dat je een ontzettend goede voorbereiding hebt gedaan. Als je goed bezig bent geweest met organiseren, heb je op de dag zelf je handen vrij om aanwezig te zijn, zonder nog van alles ad hoc te moeten regelen!”.
Basisregels
Dat brengt mij bij een aantal basisregels voor het organiseren van een geslaagd evenement:
- Communicatie = key! Zorg dat je weet wat je klant wil en check of wat jij bedenkt ook is wat hij/zij voor ogen heeft.
- Zorg dat je vooraf bepaald:
- Wat je doel is;
- Wie je doelgroep is;
- Wanneer je evenement moet plaatsvinden;
- Waar je evenement moet plaatsvinden.
- Schrijf een plan van aanpak. Klinkt ontzettend suf, vind ik zelf ook, maar het helpt je zo ontzettend om de basis vast te leggen.
- Maak een draaiboek. Allereerst een voor de aanloop naar het evenement toe, met duidelijke deadlines, concrete doelen.
- Maak een draaiboek voor de dag zelf. Leg hierin de taken van iedereen vast met tijdstippen, randvoorwaardes, etc.
- Zorg dat je weet wat je budget is, zodat je weet welke kosten je al dan niet kunt maken. Maak een inschatting van eventuele inkomsten. En vergeet vooral de post ‘onvoorziene kosten’ niet!
Verloop
Het verloop van een evenement is nooit compleet te voorspellen, en dat maakt het ook juist mooi, spannend, leuk, fijn, leerzaam, en ga zo maar door. Je wilt ook dat er een bepaalde vorm van vrijheid is en ruimte voor spontane gebeurtenissen.
Ruggengraat
Dat neemt niet weg dat je niet een soort van ruggengraat wilt voor je evenement. Een vaste, solide basis, die staat als een huis, waar je op terug kunt vallen als het nodig is. En als je die eenmaal hebt, kan er bijna niets meer misgaan. In ieder geval niet zo gigantisch mis dat je evenement mislukt.
Coördinator
En dat was dus precies wat mijn zusje voor elkaar gekregen had met haar organisatiecommissie. Het evenement dusdanig in elkaar steken, zodat ze op de dag zelf, er feitelijk alleen maar hoefde te zijn.
Een goede coördinator zorgt ervoor dat hij/zij altijd beschikbaar is ten tijde van het evenement. Hij/zij moet in kunnen springen wanneer het nodig is. Je bent een soort van vliegende keeper.
Vis in het water
Een goede coördinator voelt zich in die rol ook als een vis in het water, tenminste, zo ervaar ik het. Zoveel mogelijk tijd en energie steken in de voorbereiding en het scheppen van randvoorwaarden, zodat je op de dag zelf, zelf kunt genieten, maar ook kunt genieten van dat andere mensen genieten.
Ruimte en tijd
Op die manier hou je tijd en ruimte voor jezelf om ook daadwerkelijk te ervaren of je evenement geslaagd is. Want natuurlijk kun je dat zien aan bezoekersaantallen, gedraaide omzet, of ander cijfermatig ‘bewijs’. Maar meer nog dan dat is de beleving van je deelnemers/bezoekers de enige echte maatstaf.
Rekensommetje
Simpel rekensommetje: je hebt een evenement georganiseerd en er zijn 100 bezoekers geweest. Top, denk je. Maar doordat je gigantisch druk bent geweest op de dag zelf (bijvoorbeeld door jezelf wél een taak te geven, iets wat ik je ten zeerste afraad!), heb je geen idee of men het wel naar de zin heeft gehad.
Voorkeur
Ik geef er dan de voorkeur aan, bij wijze van spreken, maar 10 bezoekers gehad te hebben én te hebben gezien dat zij de dag van hun leven hadden. Want dan weet ik zeker dat zij op een positieve manier het nieuws gaan verspreiden, dat ze een volgende keer weer komen én dat het dus een goed evenement is geweest.
Dooddoener
Om er nog maar een lekkere dooddoener in te gooien: ik ga voor kwaliteit in plaats van kwantiteit. Alleen dan gaat het mij op de langere termijn wat opleveren.
Connectie
Dat doe ik dus niet alleen bij het organiseren van een evenement, maar ook bij het aangaan van opdrachten. Op de een of andere manier moet ik er gevoel bij hebben. Een connectie voelen. Als ik die niet heb, kan ik er wel voor gaan om te ‘scoren’, maar wie help ik daar dan mee? Mezelf niet en de potentiële opdrachtgever al helemaal niet.
Goed gevoel
Een goed gevoel, van beide partijen, kan leiden tot de mooiste producten en de beste resultaten. Benieuwd of wij die klik hebben? Neem dan gerust contact met mij op!